关于修订上海电机学院会计档案管理办法的通知

第一章  总  则

第一条 为加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）的有关规定, 结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称会计档案是指我校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成和存储的电子会计档案。

第三条 会计档案由财务处和档案馆共同管理，并对全校的会计档案工作实行监督和指导。财务处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、利用和保管等工作。档案馆负责会计档案移交后的保管、利用和鉴定销毁等工作。

第四条 财务处和档案馆应采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用和安全。

第二章  会计档案的归档内容

第五条 下列会计资料应进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告（部门决算报表、附表、附注、文字说明及其他财务会计报告）；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书以及其他具有保存价值的会计资料。

第六条 同时满足下列条件的，属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理和利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。

第三章  会计档案的立卷和归档

第七条 学校财务处设立档案室，并指定专人管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。档案管理员负责日常会计凭证的装订、保管、利用和移交工作，并配合档案馆对到期会计档案进行鉴定与销毁工作。

第八条 档案管理员对记账凭证定期进行整理和装订，防止凭证散乱和遗失。

第九条 会计档案的整理、装订要求：

（一）会计凭证按日期和流水编号排列，要求整齐美观，加封面、封底装订成册，会计凭证装订封面上注明单位名称、日期、凭证种类、起止编号、档案号、装订人等；

（二）会计账簿按账簿页数连续编号，按月或年度分类后加封面、封底装订成册，会计账簿装订封面上写明单位名称、账簿名称、年度、档案号、装订人、经办日期等。

第十条 归档的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料内容应填制齐全，相关人员（审核人员、复核人员、出纳人员）应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签字或盖章。

第十一条 电子会计档案的归档。年度终了，系统管理员将当年形成的会计数据电子资料备份并详细标注、归档，包括：会计年度数据备份盘、同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件等其他会计资料。电子会计资料应双份归档，异地存放。

第四章  会计档案的保管

第十二条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务处临时保管一年，再移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意。

第十三条 会计档案的保管期限规定如下：

（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年，从会计年度终了后的第一天算起；

（二）电子会计档案与纸质会计档案的保管期限一致；

（三）各类会计档案的保管期限按本办法附表1所列执行。

第十四条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。学校会计档案的具体名称如有同本办法附表1所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第五章  会计档案的移交

第十五条 财务处和档案馆应指定专人办理会计档案的移交工作。财务处负责编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限等内容。

第十六条 移交会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接。移交完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第十七条 移交的会计档案为电子会计档案的，应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取环境一并移交。

第十八条 移交档案馆保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同财务处共同拆封整理。

第十九条 基本建设项目形成的会计档案,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。

第六章  会计档案的利用

第二十条 会计档案的查阅，需填写《上海电机学院查阅财务档案申请表》（附表2），经财务部门负责人批准，方可进行查阅；

第二十一条 会计档案查阅人在进行会计档案查阅、复制时需小心谨慎，严禁篡改和损坏会计档案。查阅人在查阅、复制完毕后应及时将会计档案归放原位。

第二十二条 会计档案的借阅：

（一）会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应在财务处档案管理员带领下办理借出和归还手续，并填写《上海电机学院财务档案外借申请表》（附表3）。尚未移交档案馆的会计档案，2册以内（含），经财务处负责人批准；2册以上的，经财务处负责人审核，分管财务校领导审批; 已移交档案馆的会计档案，还需经档案馆负责人批准。

（二）会计档案借阅人应当妥善保管会计档案，确保会计档案的安全、完整，并在规定时间内归还。

第二十三条 严禁在进行会计档案查阅、复制和借出过程中，涂改、拆装、抽换会计档案。

第七章  会计档案的销毁

第二十四条 学校应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作由档案馆牵头，组织学校财务处、审计处、纪委办公室等部门共同进行。

第二十五条 经鉴定仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案馆负责编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和销毁时间等内容；

（二）档案馆分管校领导、档案馆负责人、财务处负责人、档案馆经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见；

（三）档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与财务处共同派人监销。电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定，由档案馆、财务处和信息化中心共同派人监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。         

第二十六条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结为止。

第二十七条 单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第八章  附  则

第二十八条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十九条 本办法由财务处负责解释。

第三十条 本办法自发布之日起执行，原相关制度同时废止。

附表1

上海电机学院会计档案保管期限表